本局保存在職、已離職公務員和本局所聘用的非公務員合約僱員的個人資料，是為了多個與僱傭有關的目的，包括聘用、操守審查、派任和調職、提出╱續訂╱延長合約、遞加增薪、培訓及職業前途發展、修訂服務條款或條件、晉升、操守紀律、法律援助、相關房屋福利、留任或免職、退休金、退休福利及發給評核證書。其中某些個人資料可能會在政府刊物內刊登。
本局保存非公務員的個人資料，主要是為了進行公務員職位的招聘工作；至於與公務員有關的各個委員會委員的個人資料，是為了管理、提供服務和委任等目的。
本局所持有的個人資料，或會提供予因處理上述與僱傭有關的事務而獲授權處理有關資料的政府部門及其他團體或機構(不論是否在香港特別行政區境內)。